• заява довільної форми;
• копія паспорта громадянина України заявника (з пред’явленням оригіналу);
• витяг з Реєстру територіальної громади (про реєстрацію місця проживання) або довідка про склад сім'ї;
• копія посвідчення учасника бойових дій (з пред’явленням оригіналу) – при зверненні за пільгами.

Заява та документи, необхідні для складання Акта обстеження матеріально-побутових умов, подаються в паперовій формі заявником або його законним представником:

• через Єдину приймальню департаменту соціальної політики Чернівецької міської ради (далі - Департамент).

Акта обстеження матеріально-побутових умов домогосподарства / фактичного місця проживання складається у випадках, визначених законодавством України, зокрема:

1) для призначення житлової субсидії:

• невідповідність кількості мешканців: якщо кількість фактично проживаючих осіб є меншою за кількість зареєстрованих (задекларованих) у житловому приміщенні;
• альтернативне опалення: якщо домогосподарство відключене від централізованого теплопостачання і для обігріву використовуються побутові електроприлади (для підтвердження права на відповідний тариф чи субсидію);
• спеціальні категорії сімей: для дитячих будинків сімейного типу, прийомних сімей та сімей, у яких проживають троє і більше дітей (враховуючи тих, над якими встановлено опіку чи піклування), якщо діти фактично проживають у приміщенні, але не зареєстровані в ньому;
• розділені рахунки: якщо у житловому приміщенні наявні кілька розділених особових рахунків або за однією адресою розташовано кілька житлових будинків із розділеними рахунками.

2) для надання пільг на оплату ЖКП (у грошовій формі):

• фактичне місце проживання: для включення пільговика до Єдиного державного автоматизованого реєстру осіб, які мають право на пільги (ЄДАРП), за місцем його фактичного проживання, а не реєстрації;
• електроопалення: якщо домогосподарство відключене від централізованого опалення і використовує для обігріву електроприлади (для підтвердження пільги на електроенергію).

• подання неповного пакета документів, наявність у них помилок, суперечливих даних або неналежне оформлення поданих паперів;
• відсутність підтвердження факту проживання: якщо під час виїзду комісії за вказаною адресою не було виявлено або підтверджено факт фактичного проживання осіб, щодо яких подано запит;
• територіальна невідповідність: якщо місце фактичного проживання заявника знаходиться за межами Чернівецької міської територіальної громади;
• відсутність законних підстав: якщо ситуація заявника не передбачає обов'язкового складання Акта згідно з чинним законодавством України.