До подання і нагородного листа особи, яку представляють до присвоєння почесного звання "Мати-героїня", додаються:

• заява довільної форми;
• копія паспорта громадянина України, копія паспортного документа іноземця та документа, що підтверджує місце перебування чи проживання іноземця або особи без громадянства на території України на законних підставах - 3 екз.;
• копія довідки про присвоєння облікової картки платника податків заявниці та дітей – 2 екз.;
• автобіографія (оригінал та копія);
• копія трудової книжки заявниці – 2 екз.;
• довідка з ОСББ, ЖБК, управительскої компанії про те, що жінка народила та виховала п’ятьох і більше дітей віком до восьми років (оригінал та копія);
• клопотання трудового колективу, установи, організації, підприємства незалежно від типу, форми власності та господарювання перед відповідним органом чи організацією вищого рівня залежно від підпорядкованості (оригінал та копія);
• витяг з протоколу зборів трудового колективу про ухвалення рішення кандидатури до відзначення (оригінал та копія);
• нагородний лист установленого зразка від організації, підписаний та скріплений печаткою – 5 екз.;
• копії посвідчень або інших відзнак, отриманих жінкою – 2 екз.;
• копії свідоцтва про народження дітей–2 екз.;
• копія паспорту дитини, якій виповнилось 14 років – 2 екз.;
• витяг з реєстру територіальної громади про місце реєстрації заявниці та всіх дітей або довідка про зареєстрованих у житловому приміщенні / будинку осіб – 2 екз.;
• копії документів про освіту дітей – 2 екз.;
• характеристики дітей з закладу освіти, якщо дитина навчається, або з місця роботи, якщо працює (щодо кожної дитини окремо) (оригінал та копія);
• документ про наявність чи відсутність відомостей стосовно дітей, які перебувають на обліку правопорушників, що не досягли 18 років, у тому числі звільнених зі спеціальних виховних установ, виданий органом внутрішніх справ (за запитом департамента соціальної політики міської ради);
• довідка про наявність або відсутність судимості у особи, яку представляють до нагородження, та кожного із дітей – 2 екз.;
• у випадку смерті дитини - копія свідоцтва про смерть – 2 екз.;
• за наявності та за бажанням матері – копії грамот, дипломів, подяк, свідоцтв, листів для визначення внеску жінки у розвиток творчих здібностей дітей, формування в них високих духовних і моральних якостей, копія свідоцтва про шлюб – 2 екз.

Всі копії документів приймаються тільки за наявності оригіналів.

Особи, які належать до зазначеної категорії, внесли вагомий особистий внесок у виховання дітей у сім'ї, створення сприятливих умов для здобуття дітьми освіти, розвитку їх творчих здібностей, формування високих духовних і моральних якостей.

• подання необхідних до заяви документів в неповному обсязі;
• виявлення в поданих документах недостовірної інформації;
• смерть кандидата на почесне звання;
• наявність судимості у особи, яку представляють до нагородження, чи в будь-якої її дитини, якій виповнилось 14 років;
• у разі виховання дітей без поважних причин у закладах інтернатного типу або перебування під опікою одного з дітей.

Порушення клопотання про присвоєння почесного звання "Мати-героїня" та направлення нагородних документів до Чернівецької обласної державної (військової) адміністрації.

Відмова у порушенні клопотання про присвоєння почесного звання "Мати-героїня".