1) Заява для оформлення посвідчення батьків багатодітної сім’ї та посвідчення дитини з багатодітної сім’ї за формою, затвердженою Мінсоцполітики України. У заяві зазначаються відомості про осіб, яким видаватимуться посвідчення:

• прізвища, імена та по батькові батьків, місце і дата народження, серія та номер паспорта громадянина України, а також унікальні номери запису особи (за наявності) в Єдиному державному демографічному реєстрі, відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають про це відмітку в паспорті або які не є громадянами України);
• прізвища, імена, по батькові, місце і дата народження дітей, їх унікальні номери запису особи в Єдиному державному демографічному реєстрі та відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності).

2) одна фотокартка (кольорова або чорно-біла) розміром 3×4 см.

3) у разі народження дитини або навчання особи віком від 18 до 23 років за денною формою навчання за межами України - копія свідоцтва про народження дитини або довідки із закладу освіти. Такі документи подаються за умови їх легалізації, якщо інше не передбачено законом та міжнародним договором України, та з перекладом на українську мову. Вірність перекладу або справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально.

4) у разі реєстрації повторного шлюбу та проживання із дітьми від попереднього шлюбу - один із документів, що підтверджують факт виховання дитини одним із батьків (копія рішення суду із зазначенням місця проживання дитини з одним із батьків після розірвання шлюбу; витяг з реєстру територіальної громади, що підтверджує відомості про місце проживання заявника та дитини, у паперовій або електронній формі; копія судового наказу/рішення суду про стягнення аліментів, у якому зазначено місце проживання дитини; копія висновку служби у справах дітей про підтвердження місця проживання дитини для її тимчасового виїзду за межі України; копія акта обстеження умов проживання, виданого службою у справах дітей; копія довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи; копія рішення суду про позбавлення батька чи матері батьківських прав, визнання батька (матері) недієздатним (недієздатною), безвісти відсутнім (відсутньою); копія свідоцтва про смерть батька чи матері; копія свідоцтва про народження дитини - у разі внесення до актового запису цивільного стану змін у зв’язку з усиновленням такої дитини).

5) у разі продовження строку дії посвідчення, якщо дитина навчається за денною формою навчання у закладі загальної середньої, професійної (професійно-технічної), фахової передвищої, вищої освіти, - довідка про підтвердження зарахування до закладу освіти або про переведення на наступний курс навчання в межах відповідної програми підготовки (інформація підтверджується заявником кожного семестру, до закінчення закладу освіти, але не довше ніж до досягнення особою 23 років).

6) копії свідоцтв про народження дітей.

7) копія свідоцтва про шлюб (не стосується батьків, які не перебувають у шлюбі).

8) копії сторінок паспорта громадянина України кожного з батьків із даними про прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дату видачі паспорта.

9) копія посвідки на постійне проживання батьків, якщо вони є іноземцями або особами без громадянства, які перебувають в Україні на законних підставах.

У разі відсутності необхідної інформації у реєстрах та базах даних заявнику протягом двох робочих днів надсилається повідомлення (у тому числі в електронній формі - за його бажанням) з переліком документів, які необхідно подати у паперовій формі працівникам департаменту або центру надання адміністративних послуг для підтвердження відомостей, необхідних для оформлення посвідчень, та зазначенням причини неотримання такої інформації на запит.

Заявник протягом 10 календарних днів повинен подати документи працівникам департаменту або центру надання адміністративних послуг для підтвердження відомостей, необхідних для оформлення посвідчень.

Заява з необхідними документами подається одним із батьків:

• в паперовій формі:
  – у разі особистого відвідування департаменту або Центру надання адміністративних послуг (для посвідчення особи пред’являється паспорт громадянина України або документ, що посвідчує особу та підтверджує її громадянство або спеціальний статус);
  – шляхом надсилання пакету документів засобами поштового зв'язку на адресу департаменту реєстрованим поштовим відправленням;
• в електронному вигляді – через Єдиний державний веб-портал електронних послуг ("Портал Дія"), у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування;
• в усній формі – у разі особистого відвідування департаменту або центру надання адміністративних послуг (для посвідчення особи пред’являється паспорт громадянина України або документ, що посвідчує особу та підтверджує її громадянство або спеціальний статус).

Послуга може надаватись під час надання комплексної послуги "єМалятко":

Ідентифікація осіб, які отримали посвідчення батьків багатодітної сім’ї та дитини з багатодітної сім’ї, проводиться шляхом внесення номера посвідчення та інформації, що міститься у заяві, до Реєстру посвідчень батьків багатодітної сім’ї та дитини з багатодітної сім’ї (далі - Реєстр).

Реєстр - це автоматизований банк відомостей, створений для забезпечення єдиного державного обліку посвідчень батьків багатодітної сім’ї та посвідчень дитини з багатодітної сім’ї. Інформація в Реєстрі подається державною мовою.

До Реєстру вноситься така інформація про члена багатодітної сім’ї:

• прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), громадянство, дата і місце народження, стать;
• дані свідоцтва про народження дитини (назва документа, серія, номер, дата видачі, орган, що видав документ, номер та дата актового запису);
• місце перебування та місце проживання батьків та дітей багатодітної сім’ї;
• унікальний номер запису особи в Єдиному державному демографічному реєстрі;
• відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають про це відмітку в паспорті або які не є громадянами України);
• спосіб подання заяви (в електронній/паперовій формі);
• повне найменування органу, яким видано посвідчення або яким розглядається заява про видачу посвідчення;
• у разі отримання посвідчення заявником - дата видачі посвідчення, строк дії, відмітка про продовження строку дії;
• відомості про місце навчання дитини з багатодітної сім’ї (найменування закладу освіти);
• у разі встановлення ознаки окремого проживання дітей з багатодітної сім’ї від батьків зазначається адреса їх фактичного проживання.

Строк дії посвідчень визначається окремо для кожної багатодітної сім'ї.

Дітям з багатодітної сім'ї посвідчення видаються з шести років.

Посвідчення виготовляється:

• батьків багатодітної сім'ї - у формі книжечки розміром 17,6 х 12,5 см (у розгорнутому вигляді);
• дитини з багатодітної сім'ї - у формі книжечки розміром 17,6 х 12,5 см (у розгорнутому вигляді).

• подання документів до заяви в неповномому обсязі;
• відсутність підстав для продовження дії посвідчень батьків та дітей з багатодітних сімей;
• сім'я перебуває у незареєстрованому шлюбі.

Особисто в департаменті.

У разі відсутності необхідної інформації у реєстрах та базах даних заявнику протягом двох робочих днів надсилається повідомлення (у тому числі в електронній формі – за його бажанням) з переліком документів, які необхідно подати у паперовій формі.